So wird die ERP-Business-Software erfolgreich eingeführt

So wird die ERP-Business-Software erfolgreich eingeführt

Unabhängig der Unternehmensgröße, ist die Einführung eines ERP-System ein äußerst komplexer Vorgang, da teilweise stark in den Firmenalltag eingegriffen wird. Darum ist eine strukturierte Einführung von maßgeblicher Relevanz.

ERP-Business-Software Einführung: So bereiten Sie sich optimal darauf vor

Sie wollen eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einführen, dann gibt es einige Aufgaben, die Sie bereits vorher erledigen müssen, dass die Einführung möglichst reibungslos vonstattengehen kann.

  1. Im ersten Schritt, sollten Sie den IST-Zustand Ihrer Firma analysieren: Wie sind die Abläufe in Ihrer Firma? Wie ist die IT ausgestattet? Welche Software wurde bisher verwendet?
  2. Prüfen Sie alle Prozesse und Strukturen, um herauszufinden, wo eventuelle Schwachstellen vorhanden sind bzw. wo es eventuellen Optimierungsbedarf gibt.
  3. Anhand der Ergebnisse der Ist-Analyse wird ein Konzept erstellt, welche Anforderungen, die neue ERP-Software erfüllen muss. Treffen Sie anhand dieser Daten eine Entscheidung, welche ERP-Business-Software für Ihr Unternehmen in Frage käme.
  4. Haben Sie einige Systeme für sich gefunden, die infrage kämen, wird es Zeit, sich mit deren Vertrieb in Verbindung zu setzen. Erstellen Sie vorher eine Auflistung, welche Fragen Sie dem Vertrieb stellen wollen?
  5. Vergleichen Sie das Für und Wieder aller Systeme, bevor Sie sich für ein System entscheiden.
  6. Mit der Systementscheidung wird es Zeit ein konkretes Pflichtenheft zu erstellen. Keine angenehme Aufgabe, doch auf die Erstellung des Pflichtenhefts sollte alleine aus rechtlichen Gründen nicht verzichtet werden. Hinzukommt, dass ein Pflichtenheft sicherstellt, dass es zu keinen Missverständnissen zwischen Ihnen und dem beauftragten Softwareunternehmen kommt.
  7. Bestimmen Sie, wer in Ihrem Projektteam, wer welche Verantwortlichkeiten hat und wie weit deren Befugnisse gehen.
  8. Legen Sie fest, wie der Wechsel von stattgehen soll. Dabei sollte vor allem ein besonderes Augenmerk auf die Migration von ihrem „alten“ System in die neue ERP-Business-Software gelegt werden. Gibt es hierfür bereits Schnittstellen oder muss erst eine neue programmiert werden.
  9. Entwickeln Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam einen Schulungsplan. Dabei darf nicht vergessen werden, dass mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere Weiterbildungen neben der klassischen Einweisung notwendig sind, denn nicht nur Ihr Unternehmen entwickelt sich weiter, sondern auch die ERP-Software.
  10. Setzen Sie die Implementierung der Software um und orientieren Sie sich dabei am erstellten Soll-Konzept und dem Projektplan. Führen Sie die Datenmigration durch und die vielleicht erforderlichen Anpassungen.
  11. Führen Sie eine Fehlerdiagnose durch, bevor das Projekt abgeschlossen wird.

Wichtig, damit weiterhin eine volle Funktionalität der ERP-Software gegeben ist, ist es ratsam, damit in regelmäßigen Abständen eine Evaluierung der Software stattfindet.

ERP-Software kaufen: Achten Sie auf die Anbindungsmöglichkeiten und Schnittstellen

Da in den meisten Firmen sehr andere Gegebenheiten herrschen, sind die Anforderungen an eine ERP-Business-Software meist sehr speziell. Eben darum sind auch die Schnittstellen, kurz APIs so wichtig, damit mehrere Programme in der Firma verwendet werden und ein reibungsloser Datenaustausch stattfinden kann. Soll die ERP-System mit einem Onlineshop oder eine elektronische Zeiterfassung gekoppelt werden, spielen die APIS ebenfalls eine wichtige Rolle.

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