ERP-System: Ein wichtiger Bestandteil moderner Systeme

ERP-System: Ein wichtiger Bestandteil moderner Systeme

Moderne Unternehmen sind heute sehr komplex aufgebaut, was es dem Management überhaupt erschwert seiner Steuerungs- und Planungsaufgabe nachzugehen. Wer heute mit der Geschwindigkeit anderer Unternehmen mithalten will, um seine Wettbewerbs- und Konkurrenzfähigkeit zu erhalten, hat auch als Mittelständler keine andere Wahl als Enterprise Resource-Planing-Systeme in seine innerbetrieblichen Abläufe zu integrieren.

Was bedeutet ERP?

Das Kürzel „ERP“ stammt von Enterprise Resource Planing. Hierbei geht es um nichts anderes, als um die Steuerung der betrieblichen Ressourcen. Dazu gehören die Mitarbeiter, genauso wie Kapital oder Betriebsmittel. Aus diesem Grund umfasst der Begriff ERP alle administrativen, kontrollieren und administrative Aufgaben innerhalb eines Unternehmens.

Welche Ziele hat Enterprise Resource Planing?

  • Mithilfe von ERP sollen die innerbetriebliche Strukturen und organisatorische Abläufe innerhalb einer Firma kontrolliert und verbessert werden.
  • Des Weiteren soll Enterprise Resource Planing garantieren, dass ein Unternehmen auf Veränderungen des Marktes oder der Firma schnell reagieren kann.
  • ERP stellt zugleich eine Optimierung aller Geschäftsprozesse sicher.

Was ist ein ERP-System genau?

Ein ERP-System ist nichts anderes als eine Softwarelösung, die die Geschäftsleitung dabei unterstützen soll, alle innerbetrieblichen Abläufe und Geschäftsprozesse im Auge zu behalten. Das ERP-System hilft dabei, alle Unternehmensbereiche effektiv zu managen, zu gestalten und zu beeinflussen. Zudem trägt die zentrale Datenverwaltung dazu bei, alle Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens zu dokumentieren, abzubilden, zu optimieren und zu unterstützen. Durch die Anwendung aller Informationen in Ihrer Gesamtheit können die Durchlaufzeiten einzelner Prozesse deutlich verkürzt werden, wodurch es zu einer optimaleren Unternehmensorganisation kommt.

Im Großen und Ganzen trägt das ERP-System maßgeblich dazu bei, dass das Management Fehlentwicklungen erkennen und rechtzeitig sinnvolle Gegenmaßnahmen ergreifen kann. Mithilfe eines ERP-Systems lässt der Kurs eines Unternehmens oder nur einzelner Abteilungen, Bereiche oder Prozesse individuell bestimmen.

Welche Unternehmensbereiche können mit einem ERP-System verwaltet werden?

Ein ERP-System besteht üblicherweise aus verschiedenen Modulen, wie z. B.

  • Materialwirtschaft
  • Vertrieb
  • Finanzbuchhaltung
  • CRM

Alle Module kommunizieren direkt miteinander und basieren auf derselben Datenbasis. Dabei unterscheidet das System zwischen fachbereichsbezogene Geschäftsprozesse und Querschnittsfunktionen.

  • Querschnittsfunktionen: Zu den Querschnittsfunktionen der ERP-Systeme gehört das Personalwesen, das Controling, das Rechnungswesen, die Verwaltung der Finanzen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
  • Fachbereichsbezogener Geschäftsprozess: Den fachbereichsbezogenen Geschäftsprozessen werden der Vertrieb, das Marketing, das CRM, die Stammdatenverwaltung, die Produktion, die Materialwirtschaft, die Bedarfsermittlung und die Forschung, wie auch Entwicklung zugerechnet.

Dank der verschiedenen Module kann ein gutes und integratives ERP-System eine Firma als Ganzes abbilden und verfügt über bereichsübergreifende Grundfunktionen, einschließlich Funktionsbereiche für die einzelnen Fachabteilungen.

Die Geschichte der ERP-Systeme

Die einzelnen Bereiche eines Unternehmens, wie die Personalwirtschaft, die Materialwirtschaft oder der Vertrieb wurden mithilfe sogenannter Insellösungen lange getrennt voneinander betrieben. Durch die getrennte Bearbeitung trat problematischer Weise Redundanzen und Inkonsistenzen auf, die nur mit der Entwicklung der ERP-Systeme in den Griff zu bekommen waren. Erst die Verzahnung aller innerbetrieblichen Prozesse und Abläufe, war es möglich eine optimale Arbeitsteilung zu erreichen.

Die Vorläufer der heutigen ERP-Systeme sind in den sogenannten MRP-Systemen zu suchen. Systeme, die in den 1960er Jahren Entwicklung wurden, um die Materialbedarfsplanung zu optimieren. Während der achtziger Jahre wurde deren Funktionalität um die Produktionsplanung ergänzt. Über die Jahre kamen weitere Funktionen hinzu, wie die Logistik, das CRM und das Personalwesen.

ERP-System aus der Cloud sinnvoll oder nicht?

Gerade wenn Unternehmen den Kauf, die Miete oder das Leasing eines neuen ERP-Systems planen, stehen Sie oft vor der Frage, ob ein stationäres ERP System oder ein sogenanntes Cloud-ERP-System die bessere Wahl ist. Der Zugriff bei Cloud-ERP-Systemen erfolgt über den Webbrowser ähnlich, wie bei einer Internetseite.

Welche Vorteile bietet ein Cloud-ERP-System?

Im Vergleich zum stationären ERP-System hat das Cloud-ERP-System einige Vorteile zu bieten.

  • Sie müssen nur einmal Vorkehrungen für Backups, Datensicherheit usw.treffen
  • die Installation der Clientsoftware entfällt.
  • die Wartungskosten von Hard- und Software sind deutlich geringer.
  • mobile Nutzung möglich.

Wie funktionieren Cloud-ERP-Systeme?

Bei einem Cloud-ERP-System werden die Daten nicht intern in der Firma gespeichert, sondern im Rechenzentrum des Anbieters. Somit muss ich der Anbieter des ERP-Systems komplett um die Datensicherheit und die Updates kümmern. Ebenso trägt er das Risiko, sollte das Programm einmal ausfallen.

Tipp: Viele Firmenchefs haben Bedenken, wenn Sie sich für Cloud-ERP-Systeme bezüglich der Datensicherheit bedenken. Gefahren müssen Sie aber keine fürchten. Vor allem, wenn das Unternehmen über Sicherheitszertifizierungen ISO-Standard 27001 verfügen.

Wie viel muss man für die Anschaffung eines ERP-Systems ausgeben?

Die Kosten für ein ERP-System sind unterschiedlich abhängig von den individuellen Anforderungen des Unternehmers. Damit ein effektives Urteil über die Anschaffungskosten abgegeben werden kann, bedarf es immer eine umfassende Analyse der Unternehmensstrukturen. Aus Prinzip kann man aber sagen, dass mit der Neueinführung eines ERP-System drei Arten Kosten auf dem Unternehmer zukommen, die direkten, internen und externen Kosten.

  • Interne Kosten: Während der Einführung eines neuen ERP-Systems kommt es anfangs immer zu einer Reduzierung der Produktivität. Vor allem, da viele Mitarbeiter geschult werden müssen. Andere wiederum benötigen eine gewisse Eingewöhnungszeit.
  • direkte Kosten: Unter den Posten „direkte Kosten“ fallen alle Kosten die direkt mit der physikalischen Anschaffung des ERP-Systems in Verbindung stehen. Natürlich werden hierzu auch die Ausgaben gerechnet, falls ein Modul angepasst oder individuell programmiert werden muss.
  • externe Kosten: Wartung und Support genauso wie die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter werden dieser Kategorie zugerechnet.

ERP-Systeme kaufen, mieten oder leasen: die Vor- und Nachteile

Entscheidet man sich für den Kauf eines ERP-Systems muss man anfangs eine recht hohe Summe investieren, bekommt aber letztendlich das uneingeschränkte Nutzungsrecht der Software einschließlich aller User-Lizenzen. Das bedeutet, dass eine unbefristete und uneingeschränkte Nutzung der ERP-Software möglich ist. Natürlich lässt sich das System jederzeit durch Zusatzfunktionen ergänzen. Allerdings nur, wenn man sich für ein ERP-System mit modularem Aufbau entschieden hat. Beim Kauf eines ERP-Systems sollte man aber nicht vergessen, dass trotz des Kaufs weiterhin Kosten fallen in Form von Service- oder Wartungsgebühren.

Natürlich besteht auch die Möglichkeit eine ERP-Software zu leasen. Hierfür wird monatlich ein fester Betrag (Leasingrate) bezahlt. Ist der Leasingvertrag abgelaufen, bekommt auch hier der Unternehmer die Nutzungsrechte überschrieben. Im Vergleich zum Kauf, wird beim Leasen der ERP-Software das monatliche Budget der Firma nicht zu stark belastet. Man sollte aber nicht vergessen, dass die Leasingkosten auf lange Sicht höher sind, als beim Kauf.

In der heutigen Zeit besteht auch die Möglichkeit, eine ERP-Software zu mieten. Hier werden die Lizenzen niemals in den Besitz des Mieters übergehen. Des Weiteren sind die Gesamtkosten im Vergleich zum Kauf oder zum Leasen deutlich höher.

 

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