E-Mail-Archivierung – was sind Mythen und was sind Fakten?

E-Mail-Archivierung – was sind Mythen und was sind Fakten?

ap533935f74ad5c_sViele deutsche Unternehmer vernachlässigen das Thema der E-Mail-Archivierung komplett bzw. haben nur eine eher unzureichende Lösung in Ihrem Betrieb. Von einer rechtskonformen Lösung gar nicht zu reden. Kein Wunder, denn die Vorgaben des deutschen Gesetzgebers sind zum Teil von intransparenten Regeln durchzogen, was zu einer Fehlinterpretation sorgt und somit einer fehlerhaft umgesetzten E-Mail-Archivierung. Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, einen kleinen Ratgeber über die Mythen und Gerüchte im Bereich der E-Mail-Archivierung zu erstellen, damit Ihnen, eben diese Fehler nicht passieren.

Muss jede E-Mail archiviert werden?

Deutsche Unternehmen müssen ihre komplette E-Mail-Korrespondenz für mindestens zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahrs aufbewahren. Ausdrucken wird vom Gesetzgeber nicht akzeptiert, da die E-Mail in ihrer ursprünglichen Form veränderet wurde. Nach Ablauf der zehn Jahren müssen die archivierten E-Mails genauso zuverlässig wieder gelöscht werden. Ausgeschlossen von dieser Regelung sind Kleingewerbetreibende und natürlich muss nicht jede E-Mail gespeichert werden. Newsletter, Spam und Werbemails können von der E-Mail-Archivierung ausgeschlossen werden.

Ist es erlaubt jede E-Mail zu archivieren?

Nicht alle E-Mails innerhalb eines Unternehmens müssen bzw. dürfen gespeichert werden. Sobald ein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine private Kommunikation über die Firmen-Mail-Konten erlaubt dürfen die privaten Mails der Mitarbeiter nicht archiviert werden. In dem Fall setzt der deutsche Gesetzgeber das Unternehmen mit einem Telekommunikationsdienstleister gleich, wodurch eine Überwachung des E-Mail-Verkehrs und dessen Speicherung ausgeschlossen wird. Zumindest so lange, solange die Mitarbeiter nicht explizit einwilligen.

Ist die Verschlüsselung des E-Mail-Archivs Pflicht?

Der deutsche Gesetzgeber schreibt keine Verschlüsselung vor. Aus Datenschutzgründen und im Interesse der Firma ist es dennoch sinnvoll, die Daten verschlüsselt zu übertragen und zu speichern. So schützen Sie Ihre Daten vor dem Zugriff unbefugter Dritter. Geschäfts-E-Mails einschließlich ihrer Anhänge müssen untersuchbar und fälschungssicher gespeichert werden, was sich nur mit einer serverseitigen Lösung umsetzen lässt. Aktuell wird zwar noch nicht geprüft, doch spätestens dann, wenn eine Buchprüfung seitens des Finanzamtes ansteht und Sie den bisherigen E-Mail-Verkehr nur lückenhaft oder gar nicht vorweisen können, ist der Ärger groß und nicht nur das. Bei einer vernachlässigten E-Mail-Archivierung müssen Sie auch mit einer empfindlichen finanziellen Strafe rechnen.

Überlassen Sie daher nichts dem Zufall, wir konzipieren für sie individuelle Lösungen, damit Sie den kompletten E-Mail-Verkehr Ihrer Firma übersichtlich und rechtskonform speichern können. Lassen Sie sich unverbindlich in unserem Büro in Hannover beraten.

Bildquelle: aboutpixel.de / Button orange: Mail Kontakt © keport

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