E-Mail-Archivierung -Ab dem 01.01. 2017 wird es ernst

E-Mail-Archivierung -Ab dem 01.01. 2017 wird es ernst

Am 14. November 2014 wurden von der BMF in einem Schreiben zum ersten Mal die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie dem Datenzugriff, veröffentlicht. Dabei wurde genau definiert, welche Vorgaben aus der Sicht der Finanzverwaltung die IT-gestützten Prozesse zu erfüllen haben. (Das entsprechende Schreiben finden Sie hier).

E-Mail-Archivierung: Haben Sie schon eine rechtssichere Lösung?

Die GoBD schreibt vor, dass Unternehmen beim Empfangen, Verarbeiten, Übermitteln und Erzeugen von buchungsrelevanten Daten, wie zum Beispiel Angeboten oder Rechnungen entsprechend Professionalität an den Tag legen müssen. Schon seit Jahren werden in Deutschland ansässige Unternehmen vom Gesetzgeber darauf hingewiesen, Ihre geschäftlichen E-Mails rechtssicher zu archivieren. Bis jetzt von vielen ignoriert, doch seit dem 01.01.2017 Pflicht, die bei Missachtung teure Strafen nach sich ziehen kann. Bis zum 31.12.2016 endeten nämlich die Übergangsfristen. Gehören Sie bereits zu den Unternehmen, bei denen eine rechtssichere Archivierung bereits im Geschäftsablauf integriert ist, müssen Sie sich aber keine Sorgen machen.

Ab 2017 müssen alle Unternehmen die GoBD-Vorgaben zu 100% erfüllen. Wer sich nicht dranhält muss mit hohen Strafgebühren, einer Anordnung der Umsetzungsmaßnahmen und den damit verbundenen Kosten rechnen. Für einen Laien ist dabei aber problematisch abzuschätzen, welche E-Mails gesichert werden müssen, weil sie steuerrechtliche Daten enthalten und welche nicht. Aus diesem Grund archivieren Unternehmer meistens alle ein- und ausgehenden Mails.

E-Mail-Archivierung – was sagt der GoBD dazu?

In der heutigen Zeit ist es Gang und Gäbe Rechnungen, Angebote usw. per Mail zu versenden. Während die Briefe und Unterlagen per Post vom Unternehmen mit Eingangsstempel gekennzeichnet und archiviert werden, werden die E-Mails nicht wirklich beachtet. Meist bleiben Sie meistens nur im Postfach, oft über Monate und Jahre. Früher oder später macht das Mailprogramm auch mal Ärger. Spätestens jetzt, werden unvorsichtigerweise die E-Mails gelöscht und dann beginnen die Probleme.

Die GoBD und der deutsche Gesetzgeber ist dazu anderer Meinung, laut beider Institutionen muss wirklich jeder Geschäftsvorfall belegbar sein. Daher müssen auch die Mails entsprechend gesichert werden. Löschen ist nicht drin. Daneben schreibt die GoBD vor, dass die Mails so gesichert werden, dass sichergestellt ist, dass diese nicht verändert werden können. Dazu gehört auch, dass die gesicherten Daten jederzeit abgerufen bzw. gefunden werden können. Mit dem Thema der E-Mail-Archivierung hat sich auch die BITKOM beschäftigt und hat ein umfassendes Dokument verfasst in dem genau beschrieben und vor allem verständlich erklärt ist, wann in welchem Umfang die Archivierung stattfinden muss. (Hier erfahren Sie mehr). In der Regel können sie sich auch bei Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer über die Vorgaben der GoBD informieren.

E-Mail-Archivierung – der angenehme Nebeneffekt

  • Eine rechtssichere Lösung zur E-Mail-Archivierung garantiert nicht nur die Vermeidung von Ärger mit staatlicher Seite, sondern schafft auch deutliche Vorteile für Ihre innerbetrieblichen Abläufe, die Zeit und Kosten sparen.
  • Alte E-Mails werden nach der Archivierung sofort aus den Postfächern gelöscht, wodurch Speicher gespart und die Mail-Server-Last reduziert wird. Hinzukommt eine Verringerung der Restore-Zeiten, sollte ein Backup aufgespielt werden.
  • Hinzukommt, dass die archivierten Mails immer zur Verfügung stehen. Auch dann wenn es gerade zu einem Restore kommt. In der Regel funktionieren nämlich die Softwarelösungen zur E-Mailarchivierung völlig unabhängig vom Mail-Server.

Fazit: Heute muss sich fast jedes Unternehmen mit dem Thema „E-Mail-Archivierung“ auseinandersetzen. Das Schwierige dabei ist, abzuschätzen, welche E-Mails rechtssicher zu archivieren sind. In diesem Fall hat man nur eine Möglichkeit in dem man alle E-Mails bis auf die private Korrespondenz der Mitarbeiter archiviert.

E-Mail-Archivierung – ich brauche Hilfe

Sie benötigen bei der E-Mail-Archivierung Hilfe, kein Problem. In und um Hannover sind wir der Fachmann für E-Mail-Archivierung. Wir vertreiben rechtssichere Archivierungslösungen von Mailstore. Neben dem Verkauf installieren wir die Software in Ihrer IT-Infrastruktur und weißen Sie in die Nutzung ein. Natürlich kennen wir entsprechende Ergänzungen zu Mailstore, die die Verwaltung alter E-Mails zum Kinderspielt macht. Das erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern natürlich auch die Arbeit. So haben Sie wirklich den kompletten Mailverkehr mit Ihren Kunden und Lieferanten gesichert. Die Sicherung kann auch herangezogen werden, sollte es zu eventuellen Streitigkeiten kommen. Warum zögern Sie noch, die E-Mail-Archivierung ist ein Thema, dass Sie als Unternehmer auf keinen Fall aufschieben sollten. Vermeiden Sie unnötige Strafgebühren wegen der Vernachlässigung, rufen Sie uns noch heute an. Gerne nehmen wir uns umfassend Zeit für Sie, Sie über die Möglichkeiten der Mailstore-Lösungen umfassend zu optimieren. Wir finden für Ihr Unternehmen die perfekte Lösung, die alle Bedürfnisse Ihrer Firma sicherstellt.